Cómo adaptarse al trabajo desde casa durante una pandemia.

Navegar por el nuevo coronavirus ha sido una experiencia desafiante para el mundo, tanto a nivel profesional como personal. Antes del COVID-19, el 5,2 por ciento de la fuerza laboral de los Estados Unidos (u 8 millones de personas) trabajaba desde casa. Para poner esa cifra en perspectiva, según el censo de 2018, aproximadamente 8,4 millones de personas vivían en las 301,5 millas cuadradas que conforman Nueva York, Nueva York. Si bien la ciudad es fácil de identificar en un mapa, no es más que un pequeño punto en comparación con el resto del país y sus 209.128.094 millones de residentes mayores de 18 años.

Si bien no se puede determinar exactamente qué porcentaje de la fuerza laboral está trabajando ahora desde casa (especialmente con los despidos, las suspensiones y los trabajos adicionales en supermercados y logística), lo que sí podemos identificar es que el porcentaje de la fuerza laboral que ahora está confinada en sus hogares tiene que encontrar formas de establecer rápidamente un flujo de trabajo, instalar sistemas para promover la productividad y evitar las distracciones. Para agregar más estrés, como la mayoría de los niños en edad escolar se quedan en casa durante el resto del año, los miembros de la fuerza laboral que también son padres están asumiendo el papel de maestros, lo que puede hacer que la adaptación a un nuevo flujo de trabajo se sienta abrumadora.

En Eldorado Tools, nuestro trabajo es ayudar a los clientes a encontrar soluciones a sus problemas, y esa responsabilidad no es diferente a medida que la fuerza laboral se adapta a los entornos de trabajo desde casa. Dicho esto, hemos compilado una lista de algunas prácticas recomendadas, con aplicaciones que no solo mejoran su flujo de trabajo en casa, sino que también brindan consejos e información que puede aplicar cuando regrese a la oficina.

Stand-ups y mejores prácticas

Muchas empresas han evitado la capacitación o implementación del trabajo desde casa, y varias de ellas citan como motivo la falta de confianza en sus empleados. Con la rapidez con la que el mundo y la forma de hacer negocios cambiaron de la noche a la mañana, los gerentes y propietarios tuvieron que intentar descubrir cómo manejar a los empleados sin dejar de ser empáticos con sus situaciones particulares. Por eso las reuniones matutinas son tan importantes. Si su organización no está familiarizada con esto, una reunión matutina (que suele durar entre 15 y 20 minutos) en la que los empleados discuten sus planes para el día, además de transmitir cualquier información importante que necesiten para el día.

Después de las reuniones informales, elegir cómo emplear nuestro tiempo es muy importante en este momento. Todos hemos visto memes y escuchado chistes sobre “esta reunión podría haber sido un correo electrónico” y, más que nunca, es importante tenerlo en cuenta. Cuando sus empleados trabajan de forma remota, las reuniones deben ser sobre colaboración y resolución de problemas. Si se trata de una sola línea, requiere una conversación individual o es una idea que desea plantear al equipo, envíe un correo electrónico.

Aplicaciones y herramientas útiles

G Suite

Diseñar un flujo de trabajo es importante, especialmente para las organizaciones que son completamente ecológicas en cuanto al modelo de trabajo desde casa. Una herramienta irremplazable que recomendamos es G Suite de Google . Este conjunto de herramientas de oficina te da acceso a un calendario dinámico donde puedes asignar tareas y programar reuniones, como tu reunión diaria. También tienes acceso a hojas de cálculo, procesamiento de textos y más, todo bajo un mismo techo y todo en la nube. De hecho, deberías migrar todas tus herramientas organizativas a la nube porque permite a las personas de tu organización compartir documentos, colaborar en tiempo real entre sí y protege tu información de perderse o destruirse por error. G Suite es muy asequible, pero si realmente estás tratando de reducir costos, tú y tus colegas pueden crear cuentas gratuitas de Gmail que te dan acceso a la mayoría de las mismas herramientas pero con menos funciones.

Zoom

Una herramienta extremadamente importante que utilizamos para las reuniones es Zoom . Con innumerables escuelas y organizaciones que utilizan Zoom en estos días, probablemente hayas oído hablar de ella. Es extremadamente confiable y se puede acceder a ella de varias formas, incluido tu teléfono inteligente, lo cual es ideal para cuando los trabajadores están en el campo o alguien está lejos de su escritorio. Los planes gratuitos te permiten organizar reuniones de hasta 30 minutos, lo que es perfecto para esas reuniones matutinas. Hay planes pagos disponibles que desbloquean más funciones, como duraciones ilimitadas de reuniones.

Quickbooks en línea

En cuanto a la contabilidad y a mantener a todos en la oficina informados, nos gusta y usamos Quickbooks Online . En el pasado, las empresas que usaban Quickbooks para la contabilidad estaban bastante limitadas a la versión de Windows (la versión de Mac era terrible) y el archivo maestro se guardaba en una computadora de escritorio en la oficina de alguien. En la actualidad, Intuit ofrece Quickbooks Online, una aplicación basada en la web que permite a los usuarios de PC y Mac un acceso seguro a través de su navegador web favorito. Por cierto, sugerimos Google Chrome, especialmente si elige G Suite, ya que son robots creados por Google y funcionan bien juntos.

Escáner de cámara

Volviendo a la contabilidad, si tienes empleados que realizan compras en la empresa, una aplicación como Cam Scanner convertirá tus recibos en archivos PDF. Una fotografía desde tu teléfono inteligente también funciona.

mSecure

Al integrar herramientas como G Suite, Zoom y Quickbooks Online, es posible que se sienta abrumado por todas las contraseñas nuevas que debe controlar. Antes de escribirlas en un diario o, peor aún, usar la misma contraseña para todas sus aplicaciones, busque una aplicación de administración de contraseñas, donde pueda almacenarlas de forma segura en la nube. Usamos mSecure porque tiene aplicaciones para Windows, Mac, iOS y Android, todas las cuales se sincronizan instantáneamente. Le guste o no, todo se está moviendo a la nube, lo que significa que cada vez hay más contraseñas para controlar.

Ser productivo y mantenerse cuerdo

Ahora que hemos hablado de los problemas del flujo de trabajo, es importante abordar cómo ustedes, los empleados, pueden aprovechar al máximo su día y, al mismo tiempo, asegurarse de que también se concentran en su salud personal. Si bien los CDC recomiendan lavarse las manos correctamente con agua tibia y jabón durante 20 segundos con frecuencia durante el día, así como evitar el contacto cercano o tocarse la cara, su salud va mucho más allá de eso.

Para empezar, tienes que crear una separación entre el trabajo y la vida personal en este momento, y dependiendo de dónde vivas, cómo sea tu vivienda o la cantidad de metros cuadrados con los que trabajes, esto podría tener efectos negativos en tu mentalidad en este momento. Por eso es importante evitar trabajar en tu habitación (o al menos desde la cama) tanto como sea posible. Entrenar tu mente para que se relaje cuando te vas a dormir por la noche puede ser más fácil si decides que es una zona libre de trabajo, y como sabemos, el sueño es muy importante para nuestra salud en general. Cuando te despiertes por la mañana, intenta tener una rutina matutina lo más normal posible: haz tu cama, tómate tu café mientras te maquillas o preparas el desayuno para la familia, luego relájate en el espacio de trabajo que has creado para ti, mientras te aseguras de levantarte y moverte durante unos 15 minutos cada hora. Incluso las personas que trabajan en una oficina no se dan cuenta de cuánto movimiento realizan durante la jornada laboral hasta que se interrumpe su rutina, pero es importante mantener la sangre bombeando, el oxígeno fluyendo y los músculos activados en entornos seguros. También es importante asegurarse de salir a caminar (de manera segura) y mantener una nutrición adecuada para evitar complicaciones de salud como la presión arterial alta que podrían surgir involuntariamente de los hábitos adquiridos durante la cuarentena y el aislamiento. Es el efecto resaca del que se está hablando en los círculos de salud, y todos debemos hacer nuestra parte para asegurarnos de que no suceda.

Mantener nuestra salud mientras nos adaptamos a nuevas rutinas y flujos de trabajo es increíblemente desafiante, pero durante estos tiempos sin precedentes, sepa que hay millones de personas en todo el mundo que están con usted en esto. Saldremos de esta pandemia y la economía se recuperará, pero todos debemos hacer nuestra parte y mantener las cosas en movimiento. Desde Eldorado Tools, les deseamos a usted, a sus familias y a sus empresas lo mejor.